Betriebsausgaben sind durch einen Betrieb veranlasste Aufwendungen, die den Gewinn eines Unternehmens kürzen. Sie müssen prinzipiell nicht auf Notwendigkeit oder Angemessenheit geprüft werden. Auch nicht notwendige Aufwendungen sind abzugsfähig, wenn sie im Zusammenhang mit dem Betrieb getätigt wurden. Auch Ausgaben, die bereits vor der Eröffnung eines Betriebs getätigt wurden, können steuerlich absetzbar sein. Beispiele für sog. vorbereitende Betriebsausgaben sind zum Beispiel Telefonkosten, Reisekosten oder Beratungskosten. Aufwendungen, die für das Privatleben des Unternehmers erbracht werden, können nur dann zu den Betriebsausgaben gezählt werden, wenn es eine nachweisbare betriebliche Veranlassung dafür gab.

Bei den folgenden Luxusgütern ist jedoch eine Angemessenheitsprüfung durchzuführen:

• Personenluftfahrzeuge
• Personen- und Kombinationskraftwagen
• Sport- und Luxusboote
• Antiquitäten
• Tapisserien
• Geknüpfte Teppiche
• Jagden

Bildet ein Arbeitszimmer im privaten Wohnungsverband den Mittelpunkt der beruflichen und betrieblichen Tätigkeit, kann es unter den Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgesetzt werden. Die Beurteilung, ob ein Arbeitszimmer abgesetzt werden kann oder nicht, erfolgt nach dem Berufsbild und einer Gewichtung der im Rahmen der Arbeit durchgeführten Tätigkeiten. Der Mittelpunkt folgender Berufsgruppen liegt klar außerhalb des Arbeitszimmers: Vortragende, Lehrer, Richter, Politiker und darstellende Künstler. Sie können kein Arbeitszimmer im persönlichen Wohnverband absetzen.

Außerdem fallen all jene Räume, die aufgrund ihrer Ausstattung oder einer funktionellen Zweckbestimmung ohnehin zur Berufs- bzw. Betriebssphäre eines Steuerpflichtigen zählen, aus der „steuerlichen“ Definition eines Arbeitszimmers und können dementsprechend auch nicht als Arbeitszimmer abgesetzt werden. Beispiele: Film- und Tonaufnahmestudios oder schallgeschützte Musikproberäume.

Für Geschäftsaufzeichnungen und Buchhaltungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist am Ende des Jahres, für das die angegebenen Buchungen vorgenommen worden sind. In einem abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Wirtschaftsjahres aus. Bei Grundstücksunterlagen verlängert sich diese Frist auf 22 Jahre.

Kosten für den Kindergarten, den Hort oder ein Kindermädchen können weder als Werbungskosten noch als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Unter folgenden Voraussetzungen können jedoch maximal 2.300 Euro pro Kind und Kalenderjahr an Kinderbetreuungskosten als außergewöhnliche Belastung ohne Selbstbehalt abgesetzt werden:

• Zu Beginn des Kalenderjahres hat das betreffende Kind das 10. Lebensjahr nicht vollendet.
• Der Kinderabsetzbetrag wurde für mehr als sechs Monate des Kalenderjahres gewährt.
• Ein ständiger Aufenthalt des Kindes im Inland, einem EU-Mitgliedstaat, einem EWR-Mitgliedstaat oder der Schweiz.
• Wenn an eine ausgewiesene Kinderbetreuungseinrichtung oder an qualifiziertes Betreuungspersonal gezahlt wurde.

Kinderbetreuungskosten absetzen kann ebenso die unterhaltsverpflichtete Person (zum Beispiel ein geschiedener Elternteil), wenn ihr der Unterhaltsabsetzbetrag für mehr als die Hälfte des Kalenderjahres zusteht. Auch wenn die Begünstigung von beiden Elternteilen beansprucht wird, ist der absetzbare Betrag pro Kind auf 2.300 Euro limitiert. Außerdem kann nur jener Elternteil die Kosten steuerlich absetzen, der die Kinderbetreuungskosten nachweislich getragen hat.

Kann die Ferienbetreuung abgesetzt werden?
Die Kosten für die Kinderbetreuung in den Ferien (z. B. Ferienlager) kann man zur Gänze als Kinderbetreuungskosten absetzen. Dies gilt ebenso für Nachhilfeunterricht oder sportliche Aktivitäten in den Ferien. Allerdings müssen diese Tätigkeiten von qualifiziertem Personal angeleitet werden. Weiter können auch Kosten für Fahrt, Unterkunft und Verpflegung abgesetzt werden.

Kinderbetreuungskosten für Kinder mit Behinderung absetzen
Kinderbetreuungskosten absetzen kann man für Kinder, die zu oder über 50 Prozent als behindert gelten. Dies gilt bis zur Vollendung des 16. Lebensjahrs und zusätzlich zu dem Freibetrag von 262 Euro monatlich.

Je nachdem, ob Sie bilanzieren oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen, gibt es beim Ordnen von Belegen verschiedene Vorgehensweisen. Für eine Bilanzierung müssen folgende Unterlagen chronologisch vorliegen:

• Bankauszüge und dazugehörige Überweisungsbelege getrennt nach Banken und Konten
• Auszüge über Zahlungen mit Kreditkarte, sortiert nach Kreditkarteninstitut
• Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen (getrennt voneinander)
• Kopie des Kassabuches

Für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung müssen folgende Unterlagen chronologisch geordnet werden:

• Bank- und Kreditkartenauszüge getrennt nach Bankinstituten, Kreditkartenunternehmen und Konten; jedem Auszug ist die dazugehörige Eingangs- bzw. Ausgangsrechnung beizulegen
• Kopie des Kassabuches

Unternehmer sind prinzipiell dazu verpflichtet, Rechnungen über Leistungen und Lieferungen an andere Unternehmen oder Körperschaften auszustellen. Auch einer Privatperson muss ein Unternehmer bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück Rechnungen legen. Dabei muss die Rechnungslegung innerhalb von sechs Monaten nach Umsatzausführung erfolgen (nicht bei Reverse Charge). Damit eine Rechnung jedoch zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Folgende Merkmale muss sie dafür aufweisen:

• Name und Anschrift des leistenden oder liefernden Unternehmers
• Name und Anschrift des Empfängers
• Handelsübliche Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren beziehungsweise Art und Umfang einer erbrachten Leistung
• Tag der Lieferung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
• Steuerbetrag, Steuersatz, Nettobetrag und Bruttobetrag
• Wird die Rechnung in einer anderen Währung ausgestellt, muss der Steuerbetrag zusätzlich in Euro angegeben werden; steht der Eurobetrag bei der Rechnungserstellung noch nicht fest, muss die Umrechnungsmethode angeführt werden
• Hinweis auf eine in Anspruch genommene Steuerbefreiung bzw. Hinweis auf einen Übergang der Steuerschuld
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• UID-Nummer des leistenden oder liefernden Unternehmens
• UID-Nummer des Leistungs- bzw. Lieferungsempfängers, wenn der Rechnungsbetrag über 10.000 Euro (brutto) beträgt
• Im Reverse-Charge-Fall die UID-Nummer des Leistungsempfängers mit einer Anmerkung des Überganges der Steuerschuld
• Im Falle ihrer Anwendung ein Hinweis auf die Differenzbesteuerung (z. B. Antiquitäten- oder Autohändler)
• Im Firmenbuch eingetragene Unternehmen müssen zudem die Vorschriften nach dem UGB wie etwa die Rechtsform, das Firmenbuchgericht, den Firmensitz oder die Firmenbuchnummer beachten
• Bei Barumsätzen sind seit 1.1.2016 aufgrund der neuen Belegerteilungspflicht noch weitere Vorschriften zu beachten

Download: Rechnungsmuster.pdf

Folgendes ist noch zu beachten:

• Die Rechnungsmerkmale gelten auch für Anzahlungsrechnungen, Teilrechnungen und Gutschriften
• Die fortlaufende Rechnungsnummer muss nicht durch den Leistungsempfänger überprüft werden
• Auch Kleinbetragsrechnungen können in die fortlaufende Nummerierung miteinbezogen werden
• Nicht buchführungspflichtige land- und forstwirtschaftliche Unternehmer, die nur Umsätze bzw. Steuern nach § 22 Abs. 1 UStG mit 10 % bzw. 13 % der Bemessungsgrundlage anführen, haben keine UID-Nummer. Rechnungen dieser Unternehmer berechtigen dennoch zum Vorsteuerabzug, wenn der leistende Unternehmer einen anderen Unternehmer darauf hinweist, dass der Umsatz nach § 22 Abs. 1 UStG dem Durchschnittssteuersatz von 13 % unterliegt.

Als Kleinbetragsrechnungen gelten Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von 400 Euro nicht übersteigen. Folgende Angaben sind auf Kleinbetragsrechnungen zu machen:

• Anschrift und Name des Rechnungsaustellers
• Umfang oder Art der Dienstleistungen und handelsübliche Bezeichnung und Menge der gelieferten Gegenstände
• Zeitraum oder Tag der Lieferung
• Steuersatz, Bruttobetrag
• Ausstellungsdatum

Die Vorsteuer muss bei Kleinbetragsrechnungen mit dem angegebenen Steuersatz berechnet werden, im Fall einer entsprechenden Vorsteuerabzugsberechtigung kann diese abgesetzt werden.

Um sich schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom zuständigen Finanzamt zurückholen zu können, muss die Umsatzsteuer auf der Anzahlungsrechnung ausgewiesen werden. Außerdem sind die gesetzlichen Rechnungsmerkmale zu beachten.

Im Fall einer Endabrechnung ist Vorsicht geboten:
Wird eine Endabrechnung über eine tatsächlich erbrachte Leistung erstellt, müssen die vor der Leistungserbringung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass über die Anzahlungen eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis gestellt wurde.

Wird schließlich eine das Gesamtprojekt abdeckende, „normale“ Rechnung ausgestellt, werden die einzelnen und vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweiligen Steuerbeträgen abgezogen. Dabei genügt es, den Gesamtbetrag der Anzahlungen und auf sie entfallende Steuerbeträge gemeinsam in einer Summe anzuführen.

Beispiel:

Steuerrechtliche Rechnungslegungspflichten knüpfen an die Rechnungslegungspflichten im Unternehmensgesetzbuch an. Daher unterliegen alle Unternehmen, die im Sinne des Unternehmensgesetzbuches als buchführungspflichtig gelten, auch aus steuerrechtlicher Sicht der Buchführungspflicht. Ist von einer Buchführungspflicht die Rede, dann ist damit die Verpflichtung gemeint, sowohl eine Gewinn- und Verlustrechnung als auch eine Bilanz zu erstellen. Bis die in der folgenden Tabelle aufgelisteten Umsatzgrenzen überschritten werden, kann eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder eine Basispauschalierung erstellt werden.

Kapitalgesellschaften und die GmbH & Co KG (bei der der einzige unbeschränkt haftende Gesellschafter eine GmbH ist) haben in Fragen der Gewinnermittlung keine Wahlfreiheit. Unabhängig vom Umsatz sind Sie kraft Rechtsform an die Buchführungspflicht gebunden.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften (OG, KG)

Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) und GmbH & Co KG

Wird der Schwellenwert von € 700.000 zweimal unterschritten, entfällt die Rechnungslegungspflicht. Für Land- und Forstwirte sowie freie Berufe (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler, Notare) gelten die Umsatzschwellenwerte nach dem Unternehmensgesetzbuch nicht. Allerdings ergibt sich bei Land- und Forstwirten eine solche aus der Bundesabgabenordnung ab einem Umsatz von € 550.000 oder einem Einheitswert von € 150.000.

Die Buchführungspflicht ist von der Eintragung ins Firmenbuch unabhängig.

Buchführungspflicht bei Betriebsgründung
Bei der Gründung eines Betriebs richtet sich die Gewinnermittlung nach der Rechtsform. Nur für Kapitalgesellschaften besteht daher Rechnungslegungspflicht. Personengesellschaften und Einzelunternehmen haben die Wahl zwischen einer freiwilligen Buchführung, einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder einer Pauschalierung. Keine Pauschalierung kann vorgenommen werden, wenn die Umsätze im Gründungsjahr € 220.000 übersteigen.

Geschäftsaufzeichnungen und Bücher, egal ob gesetzlich verpflichtend oder nicht, müssen so geführt werden, dass sich ein sachverständiger Dritter einen Überblick über die Entstehung und Abwicklung aller Geschäftsvorfälle machen kann.

Die Eintragungen müssen:

• in einer lebenden Sprache geführt werden; handelt es sich um keine offizielle Amtssprache, kann eine beglaubigte Übersetzung von der Behörde verlangt werden
• chronologisch, richtig, zeitnah und vollständig erfolgen
• in ihrer Bezeichnung die Art des Geschäftsvorgangs erkennen lassen
• mit einer fortlaufenden Nummer ausgestattet werden
• mit einem nicht leicht entfernbaren Schreibmittel erfolgen
• bei Änderungen nachvollziehbar bleiben; auch die Änderungen selbst müssen erkennbar sein

Hinweis: Bei einer elektronischen bzw. maschinellen Erfassung der Geschäftsfälle gelten weitere Bestimmungen.

Ja! Die Unterlagen für die Buchführung können auf einem Datenträger gespeichert werden, solange sie nicht nachträglich nicht verändert werden können. Außerdem müssen sie richtig, lückenlos und vollständig erfasst werden. Eine Überprüfung mittels Losungsermittlung und durch entsprechende Protokollierung muss möglich sein. Eine vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe ist außerdem mindestens bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten.

Der Unternehmer ist außerdem verpflichtet, der Finanzverwaltung in einem angemessenen Zeitraum jene Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, um die Unterlagen lesbar zu machen. Die Kosten hierfür müssen vom Unternehmer getragen werden.

Hinweis: Besondere Vorschriften gelten für Registrierkassen!

Um Fahrtkosten im geschäftlichen Rahmen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben von der Steuer absetzen zu können, muss man ein Fahrtenbuch führen. Damit jedoch der genaue Anteil der beruflichen Fahrten ermittelt werden kann, unterliegen auch die privaten Fahrten der Aufzeichnung. Im Falle eines Dienstautos ist das Fahrtenbuch zudem notwendig, um den Sachbezugswert bei der Sozialversicherungs- und bei der Lohnsteuerbeitragsgrundlage errechnen zu können.

Folgende Komponenten muss ein Fahrtenbuch beinhalten:

• Ziel und Ausgangspunkt der Fahrt
• Datum, Dauer und Zweck der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
• Anmerkung, ob es sich um eine private oder berufliche Fahrt gehandelt hat

Außerdem sollte:

• das Fahrtenbuch übersichtlich gestaltet werden
• die Fahrten chronologisch geordnet werden
• die Aufzeichnungen genau und vollständig sein
• nachträgliche Änderungen nachvollziehbar bleiben

Jetzt Fahrtenbuch-Vorlage [Link Fahrtenbuch-Vorlage in Formulare und Checklisten] downloaden!

Die Luxustangente, auch Angemessenheitsgrenze genannt, ist eine Besonderheit des österreichischen Steuerrechts. Sie besagt, dass Aufwendungen für einen Pkw nur dann steuerlich anerkannt werden können, wenn sie als angemessen gelten und betrieblich veranlasst sind.

Die Luxustangente beziehungsweise Angemessenheitsgrenze für den Kaufpreis beträgt € 40.000, inklusive NoVA, USt und Kosten für Sonderausstattungen wie Alufelgen, Klimaanlagen, Sonderlackierungen, Airbag, Allradantrieb, ABS, serienmäßig eingebaute Autoradios und Navigationsgeräte. Nicht zu den Anschaffungskosten gehören selbstständig bewertbare Sonderausstattungen wie ein nachträglich eingebautes Computer-Fahrtenbuch. Anschaffungskostenabhängige Nutzungsaufwendungen sind im entsprechenden Ausmaß zu kürzen. Treibstoffkosten hingegen sind voll abzugsfähig. Soll die Luxustangente für einen Gebraucht-Pkw errechnet werden, gilt der Neupreis, solange der Pkw nicht älter als fünf Jahre alt ist.

Ein Überschreiten der Angemessenheitsgrenze bzw. der Luxustangente wirkt sich insofern auf den steuerlichen Gewinn aus, als dass die jährliche Abschreibung zu kürzen ist. Die Kürzung findet dabei in einem prozentuellen Ausmaß statt, in dem die Anschaffungskosten den Betrag überschreiten.

Unternehmer haben die Möglichkeit, sogenannte Fiskal-Lkw zu erstehen. Sie unterliegen steuerlichen Vergünstigungen bzw. besteht bei Fiskal-Lkw die Möglichkeit, die Vorsteuer geltend zu machen.

Als Fiskal-Lkw gelten Kleinbusse, Kastenwagen, Pritschenwagen und Kleinlastkraftwagen. In der Liste vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) finden Sie alle Lkw, die als Fiskal-Lkw verzeichnet sind.

Hinweis: Wird ein Fiskal-Lkw nachträglich umgebaut, kann dies zum Verlust der steuerlichen Vorteile führen.