Oft sind Meetings und Besprechungen zu lange, schlecht organisiert und bringen dem Unternehmen wenig Nutzen, sondern kosten Zeit und Geld. Beachten Sie daher folgende Fragestellungen und Tipps:
Ist das Meeting notwendig? Manches kann auch durch ein Telefonat oder E-Mail erledigt werden.
Wer muss wirklich an der Besprechung teilnehmen? Wer sind die Betroffenen und wer trifft die Entscheidungen?
Erstellen Sie eine Agenda (Tagesordnung), die Sie den Teilnehmern rechtzeitig vorab zur Verfügung stellen. So kann sich jeder auf das Meeting vorbereiten.
Planen Sie das Meeting so kurz wie möglich. Nach spätestens 1,5 Stunden sollte eine Pause eingelegt werden.
Beginnen Sie jede Besprechung pünktlich, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer eingetroffen sind. Zu-Spät-Kommer sollten nicht mit Wiederholungen und Zusammenfassungen belohnt werden. Geben Sie eventuelle Pausen und das Ende bekannt. Präsentieren Sie die Agenda. Legen Sie im Vorhinein fest, wer das Protokoll schreibt.
Visualisieren Sie die wesentlichsten Informationen. Halten Sie die wichtigsten Ergebnisse in Erinnerung und fassen Sie zusammen. So können die Teilnehmer die Fakten leichter im Kopf behalten.
Beenden Sie das Meeting nach dem Zeitplan. Vereinbaren Sie – wenn nötig – einen Folgetermin.
